W∑V4– Die Formel der Menschenführung: Vertrauen (2)

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!

Dieser Satz wird Lenin zugeschrieben. Auch heute noch finden wir diesen Satz häufig als Begründung einer intensiven Überwachung. Wer seine Mitarbeitenden jedoch einer solchen “Überwachung” aussetzt zeigt jedoch auch, was er von Ihnen hält: nämlich nicht viel.

In der Führung von Menschen im beruflichen Umfeld ist das Gegenteil von Vertrauen die Kontrolle. Idealer Weise halten sich Vertrauen und Kontrolle in der Waage. Es ist jedoch weder gut noch zielführend, Kontrolle im Sinne der Überschrift zu definieren. Zuviel Kontrolle bedeutet Misstrauen und ist daher wenig motivierend, bis hin zur inneren Kündigung. Ein Zuviel davon hemmt und verzögert definitiv Prozesse und Abläufe. Von den Kosten für die vielen Kontrollen ganz zu schweigen. Und Sie glauben nicht, wie einfallsreich Ihrer Mitarbeiter werden, um das Zuviel an Kontrollen zu umgehen. Sie tun sicherlich was, aber nicht mehr und nicht weniger, als sie müssen. Sie halten einfach ihre Leistung zurück. Sie arbeiten wohl eher nach der “Robinson”-Methode: Montags Arbeitsposition einnehmen und warten, bis “Freitag” kommt.

Vertrauen löst Kontrolle aus – Kontrolle löst Vertrauen aus.

Wenn Sie jedoch Vertrauen und Kontrolle miteinander verbinden entsteht daraus eine Führung durch Motivation. Denn nichts motiviert einen Menschen mehr, als wenn Sie ihm Vertrauen schenken und ihm damit am Ende des Tages auch zutrauen, Aufgaben eigenverantwortlich erledigen zu können.

Dass Sie in Ihrem Unternehmen Kontrollen einbauen müssen, versteht jeder Ihrer Mitarbeitenden. Denn wo Menschen arbeiten, entstehen nun mal Fehler.

Mal fehlen wichtige Informationen oder sie werden falsch interpretiert, mal wurde an einer Stelle suboptimiert (suboptimale Prozesse sind Abläufe, die zwar an einer Stelle optimal sind, aber im weiteren Verlauf nicht). Ein anderes Mal können Vorprodukte oder –leistungen in der Folge zu fehlerhaften Ergebnissen führen. Ohne eine Kontrolle würden diese (unnötigen) Fehler möglicher Weise unentdeckt bleiben und somit die Wirkung, die Qualität oder die Sicherheit eines Produktes oder einer Dienstleistung nachhaltig negativ beeinflussen.

Soviel Vertrauen wie möglich und so wenig Kontrollen wie nötig!

Ergänzen Sie daher den Lenin’schen Satz wie in der Überschrift zu diesem Absatz. Denn durch sachgerechte Kontrollen lassen sich sowohl Fehler als auch falsche Verhaltensweisen – und somit auch nachhaltig Kosten – reduzieren. Haben Sie daher den Mut, eine konsequente Fehlertoleranz in Ihrem Unternehmen zu installieren. Denn sie hilft Ihnen dabei, sich der Bereitschaft Ihrer Mitarbeitenden sicher zu sein, an den Verbesserungen in den Prozessen aktiv mitzuwirken. Fehler werden dann nicht “vertuscht”, sondern aktiv angesprochen. Vielleicht sogar, bevor eine Kontrolle stattfindet.

Erklären Sie daher Ihren Mitarbeitenden die Kontrollmechanismen und ihre Unternehmenskultur im Umgang mit Fehlern. Erklären Sie, dass es nicht im Sinne der Kontrollen ist, den Fehler nachzuweisen (Fehlerfindungsinstrument). Vielmehr dass es Ihnen darum geht zu erkennen, ob Abläufe, Produkte oder Leistungen erfolgreich sind oder verbessert werden müssen (Prozessverbesserungsinstrument).

Hier einige Beispiele, warum Kontrollen durch die Führungskraft sinnvoll sind:

• Den eigenen Verantwortungsbereich überblicken
  
• Prüfung der Zielerreichen (Soll/Ist)
  
• Schutz vor Unfällen (Sicherheitsbegehungen)
  
• Fehler vermeiden (auch die eigenen)
  
• Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
  
• “erzieherische” Wirkung
  
• Vieraugen-Prinzip
  
• Motiviation/Förderung/Beurteilung von Mitarbeitenden
  
• Leistungsniveau/-abfall erkennen
  
• Anzahl der Kontrollen sind am Leistungsgrad des Mitarbeitenden ausgerichtet
  
• ….
  

Kontrollen sind eine wichtige Führungsaufgabe.

Die Kontrolle ist ein Soll-/Ist-Abgleich zwischen angestrebtem Ziel, Verhalten oder Qualität und dem jeweils aktuellen Ergebnis. Die Kontrollaufgabe an sich ist damit ein ganz normaler Prozess, wie jeder andere betriebliche Prozess auch. Sie dient – sachgerecht und im Umfang angemessen – nicht nur der Aufrechterhaltung der Motivation, sondern auch der Außenwahrnehmung Ihres Unternehmens, Ihrer Produkte oder Ihrer Dienstleistungen und somit der Wettbewerbsfähigkeit und der Sicherung aller Arbeitsplätze. Und vertrauen Sie darauf: Ihre Mitarbeitenden kommen ja nicht zur Arbeit, um fehlerhaft zu arbeiten, sondern um gute Leistungsergebnisse zu erzielen.

Bei den Zuständigkeiten ist darauf zu achten, dass der jeweils direkte Vorgesetzte für die Kontrollen verantwortlich zeichnet. Es wäre nicht gut, wenn der nächsthöhere Vorgesetzte über den Kopf des direkt Verantwortlichen Kontrollen – womöglich auch noch ohne dessen Wissen – ausführt. Ausnahmen gibt es dann, wenn ein schwerwiegender Mangel oder sicherheitsrelevantes Verhalten erkannt wird. Dann sollte jeder – unabhängig seiner Stellung – sofort handeln.

Um Irritationen zu vermeiden, sollten Kontrollen in ihrer Häufigkeit eindeutig definiert und kommuniziert sein. Achten Sie auch darauf, dass Sie alle Mitarbeitenden in ihre Kontrollen einbeziehen und nicht den leistungsschwachen dem leistungsstarken “vorziehen”.

Befähigen Sie Ihre Mitarbeitenden zur Selbstkontrolle

Die Selbstkontrolle braucht den eigenverantwortlichen und mit Kompetenzen ausgestatteten Mitarbeitenden. Befähigen Sie ihre Mitarbeitenden dazu, dürfen Sie sich sicher sein …

• Kosten durch deutlich weniger Fremdkontrollen zu sparen
  
• die Motivation hoch zu halten
  
• die Leistungsergebnisse zu verbessern
  
• Fehler schneller durch Gegenmaßnahmen zu beseitigen
  
• Sich selbst als Vorgesetzen zu entlasten
  

Kommunizieren Sie die Kontrollergebnisse

Ohne den Austausch der Ergebnisse einer Kontrolle wäre am Ende die gesamte Kontrolle nutzlos. Nur die Rückmeldung (an die davon unmittelbar betroffenen) ermöglicht es letztlich, Veränderungsprozesse zur Fehlervermeidung anzustoßen. Außerdem ist es ein faires Verhalten dem Mitarbeitenden gegenüber, ihn davon in Kenntnis zu setzen. Nicht nur bei festgestellten Fehlern, sondern gerade auch dann, wenn keine oder nur wenige festzustellen waren.

Spruch des Blogs:

“Für ein Unternehmen ist es gefährlich, wenn die Einhaltung aller Regelungen nur durch Kontrolle erzwungen wird.”

Abgeleitet von folgendem Spruch:

Für einen Rechtsstaat ist es gefährlich, wenn die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen nur durch Kontrolle erzwungen wird.

Wolfgang Schäuble